Manuelle Dokumentenverarbeitung kostet Behörden wertvolle Zeit und bindet Personal, das für Bürgeranfragen gebraucht wird. Mit Dokumenten-Intelligenz können Sie diese Prozesse automatisieren und gleichzeitig die Erreichbarkeit Ihrer Behörde deutlich verbessern. Entdecken Sie konkrete Beispiele, wie andere öffentliche Einrichtungen von dieser Technologie profitieren.
1. Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung im Finanzamt
In vielen Finanzämtern landen täglich hunderte Rechnungen und Bescheide, die manuell erfasst, geprüft und in die entsprechenden Systeme eingegeben werden müssen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Dokumenten-Intelligenz kann hier Abhilfe schaffen: Ein KI-gestütztes System erfasst automatisch alle relevanten Daten aus eingehenden Rechnungen, wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuern und Zahlungsfristen. Die Software lernt kontinuierlich dazu und erkennt selbst handschriftliche Vermerke oder unstrukturierte PDFs. Nach der Erfassung werden die Daten direkt an das Buchhaltungssystem übergeben, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss. Das spart nicht nur Stunden pro Tag, sondern reduziert auch die Fehlerquote auf nahezu null. Die freiwerdenden Kapazitäten können die Mitarbeiter nutzen, um sich um komplexere Bürgeranfragen zu kümmern – die Erreichbarkeit des Finanzamts steigt spürbar. Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Eine Stadtverwaltung in Bayern konnte durch die Einführung einer solchen Lösung die Bearbeitungszeit für Rechnungen von durchschnittlich 4 Tagen auf unter 2 Stunden senken. Die Bürger erhielten schneller Rückmeldungen zu ihren Steuerbescheiden, da die internen Abläufe effizienter wurden.