1. Automatisierte Terminvergabe und -erinnerung
Die manuelle Terminvergabe ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Workflow-Automatisierung ermöglicht es Patienten, rund um die Uhr online Termine zu buchen, ohne dass Personal eingreifen muss. Ein Beispiel: Ein Patient bucht über ein Webformular oder einen Chatbot einen Termin. Das System prüft automatisch die Verfügbarkeit, bestätigt den Termin und trägt ihn in den Kalender ein. Zusätzlich werden automatisierte Erinnerungen per E-Mail oder SMS versendet – 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin. Dies reduziert Nichterscheinen (No-Shows) um bis zu 30 Prozent und entlastet das Praxispersonal. Weitere Beispiele sind die Integration mit der Praxissoftware (z. B. RED Medical, CGM M1) und die Möglichkeit, Termine über Sprachassistenten wie Alexa zu buchen. Die Automatisierung sorgt für eine nahtlose Kommunikation und verbessert die Erreichbarkeit für Patienten, die außerhalb der Öffnungszeiten buchen möchten.
Online-Buchungssysteme und Chatbots
Automatische Erinnerungen und No-Show-Reduktion
Integration mit Praxisverwaltungssystemen
2. Automatisierte Rückruf- und Kommunikationsworkflows
Viele Patienten wünschen sich schnelle Rückmeldungen auf Anfragen – sei es per Telefon, E-Mail oder über ein Kontaktformular. Workflow-Automatisierung kann hier intelligent gestaffelte Kommunikationsketten abbilden. Beispiel: Ein Patient hinterlässt eine Sprachnachricht auf der Praxis-Mailbox. Das System transkribiert die Nachricht, kategorisiert sie (z. B. „dringend“, „Terminanfrage“, „Rezeptwunsch“) und leitet sie an den zuständigen Mitarbeiter weiter. Gleichzeitig erhält der Patient eine automatisierte Bestätigung: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir melden uns innerhalb von 2 Stunden.“ Sollte keine Rückmeldung erfolgen, wird nach 90 Minuten ein zweites Reminder an das Team gesendet. Ein weiteres Beispiel ist die automatisierte Beantwortung von FAQs per Chatbot – etwa zu Öffnungszeiten, Leistungen oder COVID-19-Regeln. So werden häufig wiederkehrende Fragen ohne Personalaufwand beantwortet, während komplexe Anfragen an echte Mitarbeiter eskaliert werden. Die Erreichbarkeit steigt, Wartezeiten sinken.