Beispiel 1: Automatisierte Terminvergabe und -erinnerung
Die manuelle Terminvergabe bindet in Praxen und Kliniken täglich Stunden an Personalkapazität. Durch Workflow-Automatisierung lassen sich Terminbuchungen vollständig digitalisieren: Patienten wählen online oder per App freie Slots aus, erhalten sofort eine Bestätigung und werden automatisch per SMS oder E-Mail an den Termin erinnert. Das reduziert No-Shows um bis zu 40 % und entlastet das Empfangspersonal. Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Hausarztpraxis mit 1.200 Patienten pro Woche sparte durch automatisierte Terminerinnerungen 15 Arbeitsstunden pro Woche ein – Zeit, die nun für die direkte Patientenbetreuung genutzt wird. Zusätzlich können Folgetermine direkt nach der Behandlung durch den Arzt oder die MFA im System hinterlegt werden, sodass der Patient keine aktive Buchung vornehmen muss. Die Integration in bestehende Praxisverwaltungssysteme (PVS) ist heute standardisiert möglich, etwa über HL7- oder FHIR-Schnittstellen. Für Patienten bedeutet dies eine rund um die Uhr verfügbare Buchungsmöglichkeit, was die Erreichbarkeit massiv verbessert. Die Automatisierung kann auch Wartelisten verwalten: Fällt ein Termin kurzfristig aus, werden Patienten auf der Warteliste automatisch benachrichtigt und können den freien Slot sofort buchen. Dies maximiert die Auslastung und minimiert Leerlaufzeiten. Praxisbeispiele zeigen, dass nach Einführung einer solchen Lösung die telefonische Erreichbarkeit in den Stoßzeiten um 60 % steigt, da weniger Anrufe zur Terminvergabe eingehen. Die Implementierung ist in der Regel innerhalb weniger Tage umsetzbar und amortisiert sich durch Zeitersparnis bereits nach drei Monaten.
Online-Buchung mit Echtzeit-Verfügbarkeit
Automatische Erinnerungen und Wartelisten-Management
Beispiel 2: Digitale Patientenaufnahme und Anamnese
Der klassische Aufnahmeprozess mit Papierfragebögen und manueller Dateneingabe ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Workflow-Automatisierung ermöglicht eine digitale Patientenaufnahme: Vor dem ersten Besuch erhalten Patienten einen Link zu einem sicheren Online-Formular, das sie bequem von zu Hause aus ausfüllen. Die Daten werden automatisch in das Praxisverwaltungssystem übernommen, Duplikate vermieden und Pflichtfelder validiert. Ein Krankenhaus der Grundversorgung konnte durch diese Automatisierung die Aufnahmezeit pro Patient von 12 auf 4 Minuten reduzieren – bei 100 Neupatienten pro Woche entspricht das einer Zeitersparnis von über 13 Stunden. Zudem werden Anamnesedaten strukturiert erfasst, sodass sie für die Diagnose und Behandlung direkt nutzbar sind. Die automatisierte Plausibilitätsprüfung erkennt Widersprüche oder fehlende Angaben und fordert den Patienten zur Korrektur auf, bevor die Daten in die Akte gelangen. Auch die Einwilligung zur Datenschutzerklärung und die Abfrage von Versicherungsdaten lassen sich digital abbilden. Für Patienten bedeutet dies weniger Wartezeit vor Ort und eine höhere Zufriedenheit, da sie sich nicht mehr mit unleserlichen Formularen abmühen müssen. Die Lösung kann zudem mehrsprachig gestaltet werden, was die Erreichbarkeit für Menschen mit Migrationshintergrund verbessert. Praxen berichten von einer Reduktion der administrativen Nacharbeit um 70 % und einer spürbaren Entlastung der MFA, die sich nun stärker um akute Anliegen kümmern können. Die Integration von e-Rezept und eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) rundet den digitalen Aufnahmeprozess ab und spart weitere Zeit.