Im Handwerk stapeln sich täglich Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Prüfprotokolle. Ohne Automatisierung geht wertvolle Zeit für die Kernarbeit verloren. Entdecken Sie konkrete Beispiele, wie Dokumenten-Intelligenz Ihren Betrieb entlastet und für eine lückenlose Organisation sorgt.
1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung für Handwerksbetriebe
Stellen Sie sich vor, jede eingehende Rechnung wird automatisch erfasst, geprüft und im richtigen Ordner abgelegt – ohne manuelles Abtippen. Dokumenten-Intelligenz extrahiert relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant. Das System gleicht die Daten mit Ihren Bestellungen ab und leitet Freigabeprozesse ein. Für Handwerker bedeutet das: keine verlorenen Belege mehr, schnellerer Zahlungsverkehr und eine saubere Buchhaltung. Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb erhält täglich 20 Rechnungen von Großhändlern. Statt 30 Minuten Abtippen spart er 25 Minuten pro Tag – das sind über 100 Stunden im Jahr. Die Fehlerquote sinkt auf nahezu null, und bei Betriebsprüfungen sind alle Dokumente sofort auffindbar. Die Integration in gängige Handwerker-Software wie Lexoffice oder DATEV ist unkompliziert. So wird aus einem lästigen Verwaltungsakt ein automatisierter Workflow, der Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben freigibt.
Rechnungserfassung ohne Medienbrüche
Automatische Freigabe-Workflows
2. Intelligente Angebotserstellung und Nachverfolgung
Jedes Angebot ist ein Versprechen an den Kunden – und oft der Startpunkt für Aufträge. Mit Dokumenten-Intelligenz erstellen Sie nicht nur blitzschnell professionelle Angebote, sondern behalten auch den Überblick über alle offenen Posten. Das System analysiert Ihre Vorlagen, befüllt sie automatisch mit Kunden- und Projektdaten und prüft auf Vollständigkeit. Nach dem Versand überwacht die KI den Status: Wurde das Angebot geöffnet? Steht eine Rückfrage an? Ein Elektroinstallateur nutzt diese Funktion, um innerhalb von zwei Minuten ein individuelles Angebot für eine Photovoltaik-Anlage zu generieren – inklusive aller Fördermöglichkeiten. Die Nachverfolgung erfolgt automatisch: Nach drei Tagen ohne Reaktion erhält der Kunde eine freundliche Erinnerung. Das Ergebnis: eine um 30 % höhere Abschlussrate und weniger Zeitaufwand für die Angebotsverwaltung. Die Organisation Ihrer Vertriebsdokumente wird so zum Selbstläufer.