In deutschen Verwaltungen türmen sich täglich Berge von Papier und digitalen Dokumenten – ein echtes Datenchaos, das wertvolle Arbeitszeit frisst. Mit intelligenter Dokumenten-Intelligenz (IDP) verwandeln Sie dieses Chaos in strukturierte Informationen und gewinnen Stunden pro Mitarbeiter zurück. Entdecken Sie anhand konkreter Beispiele, wie Behörden und öffentliche Einrichtungen mit unserer KI-gestützten Lösung effizienter arbeiten.
1. Beispiel: Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung im Bürgeramt
Ein typisches Problem in der Verwaltung ist der manuelle Rechnungseingang: Hunderte von Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern und Partnern müssen erfasst, geprüft und verbucht werden. Ohne Dokumenten-Intelligenz bedeutet das stundenlanges Abtippen, Sortieren und Ablegen – ein Paradebeispiel für Datenchaos. Mit unserer Lösung scannen Sie Rechnungen oder importieren PDFs direkt aus dem E-Mail-Postfach. Die KI extrahiert automatisch Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Lieferant und Zahlungsziel. Fehlerhafte Belege werden markiert, korrekte direkt an die Buchhaltung weitergeleitet. Ergebnis: Die Bearbeitungszeit pro Rechnung sinkt von 15 Minuten auf unter 2 Minuten. In einer mittelgroßen Stadtverwaltung mit 1.000 Rechnungen pro Monat sparen Sie so über 200 Stunden Arbeitszeit jährlich – Zeit, die für Bürgeranliegen bleibt. Ein weiteres Plus: Die OCR-Erkennung arbeitet auch mit handschriftlichen Notizen und Stempeln zuverlässig, sodass selbst ältere Belege problemlos digitalisiert werden. Die Integration in gängige ERP-Systeme wie SAP oder DATEV erfolgt nahtlos, ohne dass Sie Ihre bestehende IT-Landschaft umstellen müssen. Dieses Beispiel zeigt, wie Dokumenten-Intelligenz konkret das Datenchaos beseitigt und messbare Zeitersparnis bringt.
Automatische Datenextraktion aus Rechnungen
Integration in Buchhaltungssoftware
2. Beispiel: Digitale Aktenbearbeitung im Sozialamt
Sozialämter kämpfen mit einer Flut an Anträgen, Bescheiden und Nachweisen – oft in unterschiedlichsten Formaten und Qualitäten. Das führt zu langen Bearbeitungszeiten und Frust bei Bürgern und Mitarbeitern. Mit Dokumenten-Intelligenz wird der gesamte Workflow revolutioniert: Ein eingehender Antrag auf Wohngeld wird gescannt, die KI klassifiziert ihn automatisch als „Wohngeldantrag“ und extrahiert relevante Daten wie Name, Adresse, Einkommen und Mietkosten. Anschließend wird der Antrag an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der nur noch prüfen und freigeben muss. Besonders wertvoll: Die KI lernt kontinuierlich dazu. Wenn ein neuer Antragsteller ungewöhnliche Dokumente einreicht (z. B. einen handschriftlichen Mietvertrag), erkennt das System Muster und schlägt eine passende Kategorie vor. Das reduziert manuelle Eingriffe um 70 Prozent. In einem Pilotprojekt mit einem deutschen Landkreis konnte die durchschnittliche Bearbeitungszeit von 12 auf 3 Tage gesenkt werden. Zudem werden alle Dokumente revisionssicher archiviert, was bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden Zeit spart. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie Dokumenten-Intelligenz nicht nur Datenchaos ordnet, sondern auch die Servicequalität für Bürger steigert – und das bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter.